こんにちは。MOCAL株式会社の今野です。

 

前回「事務長活用の6つの失敗例の理由」をご紹介しました。

競争時代を勝ち抜く、歯科事務長活用の秘訣 第2回「事務長活用の失敗の理由を分析すれば成功の方法が見えてくる」

 

第3回では、事務長活用を検討している院長先生が必ず押さえておくべき「事務長の機能」について考えてみます。

 

事務長に期待する役割を明確にする 

私たちが事務長活用を検討している院長とお話ししていて、不思議に思うことがしばしばあります。

 

それは、

「事務長に何をしてもらいたいと思っていますか?」「どんな役割を期待していますか?」

という質問に対して、

「何を頼めばよいか、具体的にはハッキリ見えていない。他の医院ではどのようなことをやらせているのか知りたい。」

というコメントが多いことです。


パソコン購入の際にも、

「出張先でのメールやWEB閲覧ができれば良い」「動画編集がメイン」「学会発表でセンスの良いスライドを制作したい」

など、目的が明確であるほどふさわしい機種を選択することができるように、事務長活用で成功するには、目的を明確にし、目的達成に必要な事務長の機能を知ることが最も大切です。

 

事務長に求められている4つの機能

事務長には、院長が経営トップとしての「判断業務」と「診療領域の競争力向上」に専念できる環境をつくるために、診療領域以外の経営実務を行うことが期待されています。

これらの業務を行う上で事務長には、主に、次の4つの機能が求められています。

① 経営担当者機能
医業と経営を役割分担するケース。

経営面における決裁権(意思決定や組織運営上の指揮権)も一部付託され、経営リソースの効率的な活用に責任を持つ。

② マネージャー機能
院長の方針や指示を、スタッフを通じて実務に落とし込んでいく。

決定権や指揮権は限られており、院長の代理として業務を実行する。

③ 総務機能
経営担当者ではなく「事務スタッフ」としての位置づけ。

経理や労務等のルーティンの事務業務を行う。

④ 秘書機能
院長のスケジュール管理や出張手配、名刺やお礼状の管理、経費精算など身の回りの雑務を処理し、トップの仕事に専念できる環境をつくる。

 

「第二領域」の仕事を期待しているか?

さて、事務長の機能と対になる、もう一つの重要な視点が、「7つの習慣」で有名になった時間管理の原則です。
下の図ように、仕事の中身を、「重要度」と「緊急度」の二つの軸で分類することで、仕事や時間を効果的にマネジメントするための分類法です。

 

 

ここで押さえたいポイントは「日常業務ではない、事業経営に重要な意義のある『第二領域』の仕事を事務長に期待しているのであれば、それを実行できる人材を採用する必要がある」という点です。
第二領域の仕事を期待しているのに、それに相応しい人材を採用していないことが、事務長活用でもっとも多く見受けられる失敗ケースです。

 

初公開!「Mr.歯科事務長」評価スキル

事務長に期待する仕事、必要なスキルを知ることが事務長活用の成功には欠かせません。

実際に弊社が100件以上の院長と仕事をして整理した、事務長に求められるスキルを公開します。

ぜひ、採用や育成の参考としてご活用ください。

 

 

 

***

 

 

第4回では、これらの現実を踏まえつつ、成功事例から紐解く、必勝パターンをご紹介していきます。

 

 

前回までのコラムはこちら

第1回『なぜ歯科医院の事務長活用は失敗してしまうのか?』

第2回『事務長活用の失敗の理由を分析すれば成功の方法が見えてくる』

 

 

「事務長活用」に関する様々な情報や相談はこちら

 

 「事務長活用」に関する様々な情報や相談はMOCAL株式会社

LINEで送る

歯科医師コメント(0)

コメントをみる・投稿する

コメント機能のご利用には歯科医師確認が必要です

関連記事

人気記事ランキング

おすすめのセミナー

宇田川道場 第12〜15回 開講のお知らせの画像です

宇田川道場 第12〜15回 開講のお知らせ

日時
第12回 2019年
11月23日(祝)14:00〜18:00
11月24日(日)8:30〜16:00

第13回 2020年
2月9日(日)14:00〜18:00
2月10日(月)8:30〜16:00

第14回 2020年
5月16日(土)14:00〜18:00
5月17日(日)8:30〜16:00

第15回 2020年
8月15日(土)14:00〜18:00
8月16日(日)8:30〜16:00
会場
株式会社 白鵬 東京研修センター
東京都千代田区麹町2-3-3 FDC麹町ビル10F
費用
初受講 150,000円(税別)
再受講 30,000円(税別)
勤務医/研修医 特別割引
歯科大生 無料
詳細を見る
日本の歯科の未来を語るの画像です

日本の歯科の未来を語る

日時
2月2日(日)13:00〜17:30
会場
リファレンス駅東ビル貸会議室
福岡市博多区博多駅東1-16-14 リファレンス駅東ビル7F
費用
セミナーのみ
開業医・一般 5,000円(税込)
勤務医    3,000円(税込)
研修医・学生 無料

セミナーと懇親会
開業医・一般 10,000円(税込)
勤務医    8,000円(税込)
研修医・学生 4,000円(税込)
詳細を見る
第1回「院長塾」サミットの画像です

第1回「院長塾」サミット

日時
2月23日(日)12:00〜17:00
会場
御茶ノ水ソラシティカンファレンスセンター
東京都千代田区神田駿河台4-6-1
費用
会員 15,000円(税別)
非会員 30,000円(税別)
会員同時申込可(入会金 10,000円・年会費 20,000円)
詳細を見る
1 日でわかる、一般開業医のためのインプラント成約セミナーの画像です

1 日でわかる、一般開業医のためのインプラント成約セミナー

日時
2月9日(日)12:00〜17:00
会場
新大阪駅付近セミナー会場
費用
55,000円(税込)
詳細を見る
次代塾[年4回 通学形式]の画像です

次代塾[年4回 通学形式]

日時
Basicコース 10:00〜13:00
[札幌]1月26日〜
[東京]2月9日〜
[大阪]3月8日〜
[福岡]3月29日〜

Advanceコース 18:00〜21:00
[東京]1月11日〜
[大阪]2月29日〜

地方康本塾コース 18:00〜21:00
[札幌]1月25日〜
[東京]2月8日〜
[大阪]3月7日〜
[福岡]3月28日〜
会場
札幌・東京・大阪・福岡
費用
Basicコース 132,000円(税込)
Advanceコース 198,000円(税込)
地方康本塾コース 198,000円(税込)
詳細を見る