【伸びる歯科医院の事例紹介！】電子化係が「紙カルテ問題」を解決！診療の質と効率を両立させた「テンプレート活用術」とは？

・1日約130〜150人もの患者が来院する中、膨大な紙カルテの運用が業務を圧迫していた大規模医院のDX活用方法とは？

・「予約連携」「リアルタイム共有」「書き心地」が決め手に？導入を主導したしんくら歯科医院の電子化係3名にインタビュー！

はじめに

デジタル診療ノートのアプリDental eNoteは、いま先生方がお使いの紙にまつわるものすべてをデジタル化し、効率良く診療を行う救世主となります。

この記事では、Dental eNoteの特長機能を活用し、仕組み化による自費に頼らない収益増を実現した、歯科医院での活用事例と導入効果をご紹介します。

時代に合わせてペーパーレス化したいと考えている先生は必見です！

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深刻な紙カルテ問題を解決すべく導入を決意したDental eNote

岡山県倉敷市に拠点を置く、しんくら歯科医院。治療チェア10台、メインテナンスチェア10台の合計20台、4部屋のカウンセリングルーム、そして6名のドクターを含む45名のスタッフが在籍する、地域の中核を担う大規模総合歯科医院だ。

多くの患者の信頼を集める同院だが、数年前まで深刻な「紙カルテ問題」に直面していた。1日約130〜150人もの患者が来院する中、膨大な紙カルテの運用が業務を圧迫していたのだ。

今回は、当時しんくら歯科医院のDX推進の中心を担い、現在は独立開業している、かしわじま歯科の院長浅野圭二先生（以下、浅野）、まった歯科院長の松田尚大先生（以下、松田）、そして、現在もしんくら歯科医院ブランディングマネージャーを務める細小路理加氏（以下、細小路）のお三方に、大規模医院におけるデジタル化の障壁と、それを乗り越えた先にある「答え」について伺った。

^{（左から）細小路理加氏、浅野圭二先生、松田尚大先生}

スタッフが走り回る日常と「3大問題」とは？

細小路：デジタル化に取り組む前は、とにかく紙カルテの管理が大変でした。1日に150人近い患者様が来られますが、院内も広いため、どの先生がどのカルテをもっているか、スタッフが走り回って探しているような状況でした。

本来、カルテの出し入れは受付の仕事ですが、あまりに時間がかかるため、忙しいときは他のスタッフもヘルプに入っていました。カルテを探し回る時間は、患者様をお待たせする時間です。カルテ庫に「持ち出し表」を貼るなどルール化も試みましたが、浸透しにくく、返却ミスも多かった。番号を間違えて片付けてしまったら、もうおしまいです。

松田：急患で来られたときにカルテが本当に見つからず、「誰がもってるかわからん！どこだどこだ？！」となることも日常茶飯事でした。先生や衛生士さんが「一瞬だからいいか」とカルテをもって行ってしまうんですよね。

浅野：まさに「カルテ出し入れ問題」、そして「カルテなくなる問題」です。毎日140人分のカルテを出し入れしていると、担当スタッフは生産性のない仕事をしているようで、本当に大変そうでした。

細小路：それに加えて「スペース問題」もありました。長年通ってくださる患者様だと、クリアファイルが破れるほどカルテが分厚くなり、置き場所がないんです。年に数回、来院されていない患者様のカルテを別の場所に移す作業も手間でしたし、保管義務があるとはいえ、移動先に保管したつもりでも、いざというときにすぐ見つけられないこともありました。

^{しんくら歯科医院内観}

「予約連携」「リアルタイム共有」「書き心地」が決め手に

細小路：この状況を打開するため、当時からデジタルに詳しかった浅野先生を中心に「電子化係」が立ち上がりました。

浅野：私はデジタルが好きで、特にWindowsが好きなんですが、Dental eNoteは、iPadでもWindowsでも使えるのが良かったですね。実は、自身の開業も控えていたので、自分の医院で何を採用するかという視点で、以前から本当にいろんなアプリを比較検討していました。

価格が安くても機能がシンプル過ぎて大規模医院には合わなかったり、書き心地を試したり。チェア数が多いので、複数のデバイスで一つのカルテを同時に開いて動作が安定するかも重要なポイントでした。取引のある業者さんからも情報を集め「書き心地ならDental eNoteですよ」と聞いていました。

最終的な決め手の一つは「予約ソフトとの連携」です。予約の電話が入った時に、予約一覧からワンクリックでその患者様のカルテ（サブカルテ）に飛べるのは、非常にありがたいので。また、いま何の治療をしているかが即座に把握でき、紙とはまったく連携スピードが違います。

細小路：「リアルタイム共有」も大きかったですね。例えば初診カウンセリング時、紙だとトリートメントコーディネーター（以下、TC）がすべて書き上げるまで、ドクターは待つしかありませんでした。

浅野：Dental eNoteなら、TCが記入中の問診票を見て、ドクターがリアルタイムで「もう少しここ詳しく聞いて」「どこの歯医者さんにかかってたの？」と、その場でやり取りできるんです。

松田：開業した今も、受付とリアルタイム共有しているので、インカムを使う必要がなく、共有メモのように使える点が非常に便利です。

^{リアルタイム共有が可能な初診カウンセリングシート}

高すぎたカスタマイズ性の壁と、テンプレート作り

浅野：実は、最初にDental eNoteの体験版を使ったとき、一度導入を保留したんです。カスタマイズ性が高過ぎて、「こんなこともできるのか！」「そんなこともできるのか！」と、情報量に圧倒されてしまったんですよね。

お腹いっぱいになってしまい、「これはうちでは使いこなせないかもしれない」と。当時はスタッフからも「紙の方がやっぱり書きやすいでしょう」という障壁が強く、一度保留になりました。

細小路：他の予約システムの話が出たり、私も育休から復帰したころで、少し停滞していましたね。

浅野：でも、私自身は開業の時期も決まっていたので、「絶対に、しんくら歯科医院を電子化してから開業しなくては」という焦りもありました。ただ、これだけ大型の医院で大ゴケするわけにはいきません。

そこで水面下で練りに練ったのが、テンプレートでした。スタッフにとって、紙からデジタルにして、どこかしら楽になったというメリットがなければ、絶対に受け入れられません。ただ単に電子化しました、読み込めますよ、というだけなら他のソフトでも良いですし。

そこで、Dental eNoteに元々入っているリストや簡単入力の機能を、しんくらの既存のテンプレートにコピー＆ペーストして、オリジナルのテンプレートを作り込みました。

^{しんくら歯科で活用しているテンプレートアイテムの数々}

細小路：気がついたら、名簿がリスト形式になっていたり、チェックリストで選ぶだけになっていたり、「作りましたので、これで書きませんか」という段階になっていましたよね。

浅野：例えば、しんくら歯科医院はマウスピース矯正を多くやっていますが、以前は「何枚目のアライナーを使っているか」などをアナログなシールで管理していました。そのマニュアルを、そのままDental eNoteのテンプレートに落とし込んだんです。

そうすると、チェック項目がすべて並ぶので漏れがなくなり、誰がやっても同じクオリティで治療を提供できるようになりました。

細小路：紙だと、問診票に項目を追加したいとき、刷り直しの手間やコスト、院内の全ての場所で差し替える作業が本当に大変でした。Dental eNoteなら、例えば「往診用のコミュニケーションシートを作ってほしい」とリクエストがあれば、パソコンで背景をピンクにするだけ。「うがいができる・できない」といったチェックリストの追加も、現場とキャッチボールしながらその場で作れます。

今となっては、一度は諦めかけた「カスタマイズ性の高さ」こそが、しんくら歯科医院には必要だったのだと思います。

Dental eNoteのカスタマイズ性に勝てるソフトは今でもない（かしわじま歯科小児歯科様）

浅野：開業にあたり、改めて色々なソフトを試したのですが、Dental eNoteのカスタマイズ性に勝てるソフトは今でもないですね。

私はWindowsが好きなのですが、他のソフトは「iPadだけ」「スマホでは見れません」といった制約が多いです。Dental eNoteは、MacにもWindowsにも、さらにスマホにも対応していて、動作も軽い。制約が少ないことを考えると、もうこれしかないなという結論でした。

うちのスタッフも楽しんで使っていますよ。スタンプを作るのが好きで、「フロス指導しました」とか「痛いのがちょっと苦手な人」とか、おもしろいスタンプを色々作っています（笑）。

開業を考えている先生が、私の医院のデジタルシステムを見に来られて、そのまま導入を決めるというケースもよくあります。私自身、開業当初からこれを使っていますが、もうこれ以外には戻れないですね。おかげさまで、残業はほぼないです。急患がバーッと来た時でも、18時前にはみんな帰っていますよ。

^{かしわじま歯科小児歯科院長浅野圭二先生}

スタッフのストレスを減らし、ライフスタイルに合わせた働き方を（まった歯科様）

松田：開業時は正直、導入コストを考えて紙で行こうかと思っていました。ですが、新院の設計図面を見たらカルテ庫が場所をとっていて、これを無くせば待合室を広くできるな、と。開院時は全員が初診ですから、カルテ作成で患者さんをお待たせしたくないという思いもありました。

導入していちばん助かっているのは、受付との連携です。チェアで書く内容がリアルタイムで共有されるので、インカムでは伝わりにくい「次の予約時間」のニュアンスも正確に伝わります。ドクターの意図を把握して予約が取れるわけです。

データがクラウドにあるのも大きいですね。私自身が子育て世代なので、家族の都合に合わせて在宅でカルテを確認するなど、ライフスタイルに合わせた働き方ができるのがメリットです。紙のように「後で書く」ことがなくなり、残業もなくなりました。スタッフには、ストレスをできるだけ少なく、楽しく仕事をしてほしいと思っています。

^{まった歯科院長松田尚大先生}

患者様の生活背景まで共有し、信頼を築くデジタル活用術（しんくら歯科医院様）

細小路：TCが問診内容を、次に診療に入るスタッフ（歯科医師や歯科衛生士）にわかりやすく伝えるツールとして、非常に役立っていますね。診療に入った後も、「コミュニケーションシート」というサブカルテ上で、歯科医師や歯科衛生士が患者様に話した内容や患者様の反応、行った説明などをしっかり記録し、申し送りしています。

また、患者様からお電話で「診療時にこういうことを気をつけてほしい」といったご要望があった際も、受付がしっかり書き留めて共有します。

こうした丁寧な情報共有を徹底することで、患者様に今後も気持ちよく通っていただけるようになります。スタッフと患者様との間に信頼関係を築くことができ、結果として患者さんが長期的に通院してくださる理由の一つになっていると思います。

トラブル対策として、「言った言わないの問題」になりそうなケースでは、チェアに入った時から音声録音を開始し、そのままサブカルテに貼り付けて記録を残すようにもなりました。