「技工くん」で “スタッフさんも喜ぶ" 院内業務効率化！いまはやしデンタルオフィス

・「技工くん」ユーザーインタビュー！いまはやしデンタルオフィスではどう活用している？

・院内の業務効率化に！紙ベースからデジタルに変わってからの、院内の変化は？

はじめに

WHITE CROSSが開発したデジタル歯科技工指示書の決定版である「技工くん」では、歯科医院と歯科技工所をインターネット上で繋ぎ、技工指示書の受発注や管理を行うことができる。

現在多くの歯科医院に活用いただいており、毎月、数万件の歯科技工物の受発注が「技工くん」上で行われている。

今回は、「技工くん」を使用する医院に、導入のきっかけや導入して解決した課題について伺った。

技工指示書をペーパーレスにしたいと思ったことがある先生や、スタッフの業務を少しでも減らしたいと考えている方には、ぜひご一読いただきたい。

「技工くん」ユーザーインタビュー！

今回インタビューを受けてくださったのは、福岡県田川市にあるいまはやしデンタルオフィスの今林大輔先生。長年、歯科医師会において医療管理委員会の理事を務められてきた今林先生に、「技工くん」を起点に始めた院内デジタル化や導入前・後のスタッフさんの反応などを語っていただいた。

^{インタビューに答えてくださる今林先生}

今林先生は、Medical Treatment Model（MTM）を基軸に予防歯科の技術とノウハウを広め、結果を出せる予防歯科医院を増やすことを目指して活動している一隅会でも理事を務めており、いまはやしデンタルオフィスでは日々、質の高い予防と治療を提供している。

「技工くん」の導入について

ーー導入のきっかけについてお聞かせください。

私は、歯科医師会の医療管理委員会の理事を長年務めているのですが、ここ10年くらいで管理業務が爆発的に増えていると感じていました。例えば、コンプライアンス問題から歯科技工指示書の内容とか、昨今のサイバーセキュリティーの問題とか、保健所の立入検査とか…書類の保管・作成などの業務が多くなっています。

^{いまはやしデンタルオフィス}

患者さんために医療をやっているのに、どうにもそこだけに集中できない…というのが長年のジレンマでした。そうした時に、「技工くん」を知り、これは単に技工指示書をデジタル化する話ではなくて、管理業務をDXしようとする歯科医院のきっかけにできるのではないかと思いました。そういった経営者としての直感があったため、導入しました。

ーー実際にご導入いただくまでの過程はいかがでしたか？

「技工くん」を導入してからクリニックに定着するまでは、物凄く早かったです。オペレーションに慣れていくのに、1月はかかっていないです。

WHITE CROSSからのサポートが手厚く、導入するに当たって現場で実際に「技工くん」を触るスタッフ向けに導入支援のガイダンスをしてくれたというのもあります。

また、「技工くん」を通じてやり取りをする歯科技工士さんも使い慣れてもらう必要があるのですが、その技工士さんに対しての連絡をWHITE CROSSがしてくれたりと、導入のハードルを下げるためのサポートが手厚かったためスムーズに進んだと考えています。

実際の使用感について

ーーいまはやしデンタルオフィスでの「技工くん」の具体的な使用法についてお聞かせください。

「技工くん」はパソコン、タブレット、スマートフォンの何からでも使用できますが、当院ではタブレットを用いています。主にスタッフが入力をしており、私自身は義歯の設計や技工士さんへの申し送りを備考欄に記入するなどというように、役割を分けています。

^{「技工くん」での部分床義歯の設計画面}

当院のスタッフの声として、紙の指示書のときにあった無駄が「技工くん」ではなくなったというものがあります。

紙の指示書では事前に来院予定の患者さんの指示書を書いていると、キャンセルなどで複写式の紙がムダになることがあります。「技工くん」にしてからは、患者さんがお越しになる予定に合わせて前もって入力しておくことが可能で、それが無駄になることはないのです。また、患者さんが実際に来院されて、治療と並行して事務処理などを色々行いながら、合間を見て紙の指示書を書く作業がなくなりました。

^{指示書を検索・コピーして使用できるため、過去の設計の確認や指示書を再度記載しなおす手間が削減される}

事前に歯科医師として行う治療が明確であれば、かなり詳細な内容まで技工指示書を作っておくことができ、尚且つそれが保管できる。義歯に至っては、技工指示書に書いた設計がそのままコピーして次にペーストすることができる。毎回、前の技工指示書を見ながら図を書くこともなくなる。こういった機能のおかげで、とてもスムーズに作業ができています。

ーー「技工くん」を使って、紙の指示書の印刷はされていますか？

当院では、IOSと石膏模型を併用していますが、すべての症例において「技工くん」を使用しており、石膏模型の場合のみに紙の指示書を印刷しています。

^{いまはやしデンタルオフィス診療の様子}

保険診療においては未だ石膏模型が多いです。自由診療についてシンプルな症例はIOSがかなりの割合を占めています。IOSの場合は、デジタルデータと「技工くん」のデジタル指示書が歯科技工所に飛ぶため、紙の指示書の印刷はしていません。石膏模型の場合は、モノが動くため、それが何であるかを示すために紙の指示書を印刷して一緒に送っています。文書管理のスタッフがいるため、紙で指示書を印刷することにストレスを感じたことはありません。

ーー幅広い年代のスタッフさんがいらっしゃる中で、デジタルへの受け入れ姿勢に違いがあったかと思いますが、実際のスタッフさんの反応はいかがでしょうか？

私自身も人による差が絶対にあると思っていたのですが、実際のところまったくありませんでした。おそらく、必要な項目を順にクリックしていくだけで指示書が出来上がっていく「技工くん」の使いやすさのおかげだと思います。これは、紙の指示書で必要な項目を全て埋めていくより遥かに簡単で、誰でもできる作業なのです。むしろ、ベテランのスタッフの方が、「技工くん」の方が良いと言っているのが意外でした。

^{タブレットで歯科技工指示書を作成しているスタッフさん}

また、いかに良いシステムを入れていっても、アップデートされていかないと魅力を感じないのですが、「技工くん」は絶えずアップデートされていきます。その点も、実はスタッフが信頼して使っている理由になっているのではないかと思います。

これから「技工くん」を導入される先生・スタッフさんへのメッセージ

“「技工くん」、めっちゃいいですよ！” とお伝えしたいです。

これには明確な理由があって、従来の業務に新しい業務が入ってくるというのがまったくないからです。ちゃんと導入すれば、従来の業務がむしろ減っていきます。「技工くん」を導入したことで、「ひょっとして、他のものも紙ベースからデジタルに置き換えていってもいいのではないか？」というアイデアも出せるようになりました。

医療管理に携わっている身としても、「技工くん」をぜひ積極的に導入して、歯科医院の業務をどんどん減らしていっていただきたいと思います。

「技工くん」の導入に少しでも興味をもった方は無料の資料請求から！

「技工くん」には、技工所とのやり取りの負担が大幅に軽減できる「チャット機能」や「お絵描き機能」など、今回はご紹介できていない便利な機能も満載。一つの契約でタブレットからスマホ、PCまで同時接続できることから、チェアサイドでも簡単に使用可能だ。

また、4月中旬以降には「技工くん」と、DATATREE株式会社が提供する歯科医院の経営データを自動分析・可視化するソフトウェアの「DATATREE 無料版」との連携が開始される。DATATREEのアカウントは、商談なしで無料発行できるため、ぜひ試してみていただきたい。

それにより、「技工くん」において蓄積されていく歯科技工関連データの自動分析・可視化が可能となり、デジタル歯科技工指示書を枠を超えた歯科医院経営のためのサービスへと成長していく。