経営コンサルでもない、事務長代行でもない。第3の選択肢「参謀」

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経営 2021/02/01

経営コンサルでもない、事務長代行でもない。第3の選択肢「参謀」

浜崎実穂

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歯科医院経営経営・マネジメント国内ニュース株式会社MECEプロデュース

「歯科医院の経営参謀」を謳う、MECEプロデュース。

代表の河島氏に、サービスやそれに対する思いについて伺った。

^{株式会社MECEプロデュース代表取締役　河島康一氏}

「参謀」とは？

『経営コンサルタント』は経営のプロであり、経営に関するノウハウを豊富に持っている。歯科医院の経営について相談すれば、方法や対策をいくつも提案してくれるだろう。

しかし、経営コンサルタントのサービスは一般的に「相談・アドバイス・ツール提供」等が主になり、そういったノウハウを実務に反映させるのは院長の仕事である。日々診療や患者・スタッフ対応に追われる中、どれだけの院長が時間と気力を持っているのだろうか。限られた時間の中で経営ノウハウを学び、実務に反映し、反発するスタッフをまとめ指揮をとるのは簡単なことではないだろう。

一方、『事務長代行』は、院長に代わって第三者がノウハウをもとに実務を行なってくれるサービスだ。日々時間に追われている院長にとってはとても助かるサービスであるだろう。

しかし、そもそも「事務長」というものの範疇は幅広い。経営の右腕として、経営コンサルタントのように豊富なノウハウを持った事務長も中にはいるが、一般的に事務長代行は実務（総務的業務）を行うことに重点を置いていることが多い。御用聞きに近いサービスの場合もある。

医院の経営を左右する重要な企画立案および実行までを、どこまで任せられるか？というところの見極めが必要になってくるだろう。

企業理念は「院長をストレスから救う」

人の身体を最も蝕むものは、ストレスである。

イチ歯科医師から経営者になった院長は、通常の診療だけでなく、経営においてもストレスを感じる機会は当然ながら増えてくる。

“歯科医院が地域の皆様のお口の健康を守る”、“ 地域医療に貢献する”。そのために『参謀』は、院長のストレス原因を無くすことに注力するのだという。

院長のストレス原因1：業績

歯科医院を開業したばかりの頃は、業績の良し悪しや、金銭的な面がストレス原因になることが多いだろう。これらは院長をはじめとしたドクターのスキル・パーソナリティが肝となるので、そこについては外部の者が入り込む余地はあまり無いそうだ。

一方、新患増のためのマーケティング・既存患者のリピートのためのマーケティングについては企画・実務が必要になるので、参謀サービスが支援することが多いらしい。これにより業績が軌道に乗ってくると、院長のストレス原因は次第にスタッフ・雑務へと移行していく。

院長のストレス原因2：スタッフ・雑務

スタッフによるストレスとしては、スタッフの定着率や教育も多く挙げられるが、一番はそれぞれのスタッフの組織化の欠如だという。スタッフ3～4人程度ならいざ知らず、10人を超えてもまだ院長が全員をマネジメントしていることも多々あり、それは院長のストレスの主な理由になると、河島氏は考えている。

雑務によるストレスは言うまでもなく作業量の増加であるが、例えば院内の掲示物作成だったり、HPのブログ更新だったり、SNSの発信だったりなど、スタッフに任せようと思えば任せられそうなことも、院長が自分でやっていたりするらしい。一般企業では、あまり考えられない光景である。

これらのストレス原因を排除すべく、MECEプロデュースが提唱しているのが「スタッフ主体の歯科医院運営」だという。

MECEプロデュースが提唱する「スタッフ主体の歯科医院運営」とは

1. チーフの確立

院長は日々の診療は勿論、経営に関する業務も少なくない。スタッフの人数が増えれば増えるほど、全員を見て管理するのは現実的ではなくなってくるだろう。この問題を解決するのがチーフ（主任・マネージャーなど呼び方は様々）と呼ばれる中間管理職の存在だ。

院長はチーフに指示することで、その通りに医院が回る。

スタッフからの提言・相談はまずチーフに行き、必要に応じてチーフが院長に相談する。

このように、チーフが院長とスタッフの間に入るハブ機能になるということだ。「ハブ機能の存在は、院長のマネジメント業務を一気に楽にしてくれます」と河島氏は話す。

2. スタッフ主体の第二領域進行

第二領域とは「緊急性は低いが重要な業務」を言う。「今すぐやらなきゃいけないわけではないが、なるべく早くやりたい業務」とも言える。ブログ更新、マニュアル作成、患者カウンセリング手法の確立、掲示物・配布物作成、SNS更新、接遇マナー向上･･･など。

第二領域が「なるべく早くやりたい業務」なのになかなか進まない理由としては、

・院長が自分でやろうとするが時間も気力も無い

・スタッフに任せても、いつの間にか立ち消えになる

などが多いそうだ。

この第二領域を着実に進めていくことができる、MECEプロデュースの提案が、「委員会活動の導入」だという。

小中学校時代を思い出してほしい。飼育委員会・美化委員会・放送委員会・図書委員会･･･皆何かしらの委員会に入っていたと思うが、委員会では学校の勉強以外の、学校の運営に関することを生徒主導で行っていた。

歯科医院の委員会活動も同じで、現場の臨床業務以外の、歯科医院の運営に関することをスタッフが主導で行うというものだ。

これにより、スタッフが歯科医院の運営に関わることになり、組織の活性化にもつながってくるのは想像に難くない。だが意義はそれだけでなく、委員会活動ではスタッフの計画性や実行力、リーダーシップ性などを見ることができるので、チーフ候補の発掘も可能になるのだという。

話を聞くだけでも、管理する側が大変そうである。

MECEプロデュースのサービスは経営コンサルタントでも事務長代行でもない、第3の選択肢『参謀』である。経営に関するコンサルティングも勿論行うが、具体的な企画に落とし込むのは勿論、その実務まで担う。院長の右腕でありながら優秀な部下のような存在と思えば分かりやすい。

MECEプロデュースに依頼すれば、管理が大変そうな委員会活動についても、全て仕切ってくれる。委員会活動に必要な全体ミーティング・スタッフ面談についても、必要に応じて担っていく。院長は基本、見ているだけでいいらしい。

参謀は、院長には考えさせない。

院長に対する質問の99％は

・「はい」か「いいえ」で答えられる質問

・「選択肢の中から」答えられる質問

にすることを徹底している。

「どうしましょうか？」「どうやってやりますか？」なんて聞き方は絶対にしない。それを考えるのが参謀なのだ。

なお、MECEプロデュースは即戦力のあるフリーランスが所属する、プロフェッショナル集団でもある。得意な分野を持ち、実務能力があるゆえフリーランスとして活動している者ばかりだ。優秀な人材を雇用するには手間と費用がかかるが、このサービスでは必要なときに必要なだけ優秀な人材に外注することができる。ゆえに気軽に利用できるのがMECEプロデュースの「参謀」サービスなのである。

歯科医院に貢献するフリーランス集団

株式会社MECEプロデュースの社員は、社長である河島氏1人だけ。所属メンバーは10人（2021年1月現在）いるが、全員がフリーランスだという。これがMECEプロデュースご自慢の「歯科医院に貢献するフリーランス集団」である。なぜ河島氏はパートナーとして、フリーランスを選んだのだろうか。

例えば経営コンサルタントについても、フリーランスでやっている人以外は皆、企業に勤める会社員である。1つの会社に20人の経営コンサルタントがいたとして、全員が同じ能力を持ち、同じレベルのコンサルティングを行えると考えるのは無理がある。属人的な職種という性質上、担当者によるサービスレベル差が出ることは否めない。院長が高い費用をかけて相談しても、誰が担当になるかで結果は大きく変わってしまう。

一方、フリーランスを活用することで、そのリスクは相当減らすことができる。

フリーランスは会社という後ろ盾が無いため、クライアントに支持されなければ仕事を得られず、収入も無くなってしまう。裏を返せば、それでもやっていける自信がなければフリーランスにはならない。歯科医院経営においても即戦力として活躍することができる。

そしてもし、フリーランスの能力が足りないと判断したならば、契約を切ればいい。ここが社員雇用との大きな違いである。フリーランス集団であるMECEプロデュースは、常に最適な戦力を用意することができるということ。